Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind alles andere als neu. Dennoch herrschen in der Praxis immer wieder Unsicherheit und Missverständnisse. Zum Beispiel bedeutet ein Siegel wie „GoBD-konform“, etwa für Software, nicht automatisch, dass die Buchführung den Vorschriften entspricht. Denn jeder Unternehmer muss sich aktiv um die ordnungsgemäße Buchführung kümmern.
Die Verantwortlichkeit kann nicht ausgelagert werden. Wird etwa ein externes Buchhaltungsbüro beauftragt, muss jeder steuerpflichtige Unternehmer oder Freiberufler trotzdem uneingeschränkt dafür sorgen, dass bestimmte Prinzipien für Bücher und Aufzeichnungen beachtet werden, damit die Finanzbehörden diese anerkennen.
Wichtige Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Diese Kriterien hat das Bundesfinanzministerium allem voran aufgeführt. Sie bedeuten, dass die Buchführung so beschaffen sein muss, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen. Der Grundsatz gilt für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und inkludiert eine zum Verständnis der Buchführung oder Aufzeichnungen erforderliche Verfahrensdokumentation. Letztere ist häufig „eine unterschätzte Gefahr in der Betriebsprüfung“.
Belegprinzip
Keine Buchung ohne Beleg! Das bedeutet: Ein Buchhalter darf eine Anweisung wie „Buchen Sie mal mein Mittagessen mit dem Kunden als Geschäftsausgabe“ ohne den dazugehörigen Bewirtungsbeleg nicht ausführen. Jedem Geschäftsvorfall muss eine Rechnung, eine Quittung oder ein anderes gültiges Dokument zugrunde liegen. Hilfsweise kann in manchen Fällen ein Eigenbeleg erstellt werden.
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Die Geschäftsvorfälle müssen tatsächlich stattgefunden haben. Sie sind vollzählig, lückenlos sowie zeitnah aufzuzeichnen. Die dementsprechende Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ist bei Datenverarbeitungssystemen durch ein Zusammenspiel von technischen und organisatorischen Kontrollen sicherzustellen. Was „zeitnah“ bedeutet, ist ebenfalls definiert. Kasseneinnahmen und -ausgaben etwa sind täglich festzuhalten.
Ordnung
Unter diesem Aspekt versteht der Gesetzgeber eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige sowie nachvollziehbare Buchungen. Dabei müssen Steuerpflichtige die Journal- und Kontenfunktion beachten.
Unveränderbarkeit
Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Hieß dies früher, dass auf Papierbelegen keine Daten überklebt oder übermalt werden durften, so bedeutet dies in der digitalen Welt, dass Buchungen nicht gelöscht werden dürfen. Stattdessen wird empfohlen, sie bei Fehlern zu stornieren und neu einzugeben. Software sollte die einzelnen Veränderungen protokollieren und die Revisionssicherheit unterstützen. Die Einhaltung dieser Schritte sollte in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Unsere Empfehlung ist, sofern noch nicht geschehen, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen sowie die Anlage und Nutzung eines separaten E-Mail-Postfachs für Rechnungen zu klären.
Mit Steuerexperten auf der sicheren Seite
Darüber hinaus gelten viele weitere, detaillierte Vorschriften, sodass sich zusammenfassend festhalten lässt: Um Fehler und in der Folge ungünstige Schätzungen des Finanzamtes zu vermeiden, sollten Unternehmer die Verbuchung ihrer Geschäftsvorfälle und die folgenden Steuererklärungen in die Hände professioneller Buchhalter, Steuerfachangestellter beziehungsweise Steuerberater geben. Sehr gerne unterstützen wir sie.