Lebenslanges Lernen wird immer wichtiger. Denn nichts ändert sich so schnell wie das aktuelle Wissen. Daher sind Fortbildungen und Weiterbildungen wichtig. Doch Unternehmen planen und gestalten diese in vielen Fällen nicht optimal. Das kann unter anderem dazu führen, dass sie oder die Mitarbeiter mit zusätzlichen Steuern sowie Sozialversicherungsbeiträgen belastet werden.
Häufig geht die Initiative für Bildungsmaßnahmen von Beschäftigten aus. Sie suchen einen Sprachkurs oder ein Seminar, um in ihrem Beruf eine Zusatzqualifikation zu erwerben. Anschließend bitten sie den Arbeitgeber darum, die Kosten oder einen Teil davon zu übernehmen und sie eventuell für das Lernen von der Arbeit freizustellen. Unternehmer, die ihre Mitarbeiter in ihrer Initiative unterstützen und sie an sich binden wollen, kommen dem dann ganz oder teilweise nach. Im Gegenzug verlangen sie, dass sich der Arbeitnehmer verpflichtet, für eine bestimmte Zeit zu keinem anderen Unternehmen zu wechseln oder die Kosten dann ganz oder teilweise zurückzuzahlen. Doch solche willkürlichen Vereinbarungen bringen häufig Komplikationen mit sich.
Interesse ist ausschlaggebend
Hintergrund ist, dass eine Voraussetzung für einen Anspruch auf Rückzahlung darin besteht, dass durch die Fortbildung ein geldwerter Vorteil aufseiten des Arbeitnehmers entstanden sein muss. Ist das jedoch der Fall, so ist die Erstattung von Kosten als Teil des Arbeitslohnes zu betrachten und muss damit meist versteuert werden. Außerdem sind Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Eine Ausnahme gilt etwa, wenn die Weiterbildungsleistungen der Verbesserung der individuellen Beschäftigungsfähigkeit von Mitarbeitern dienen. Ausschlaggebend für die Bewertung ist im Grunde das Interesse.
Daher gilt es zunächst einzuschätzen, warum die Bildungsmaßnahme erfolgt. Ein ganz überwiegend betriebliches Interesse liegt vor, wenn die Fortbildung nur für den Betrieb von Nutzen ist. Für Sprachkurse beispielsweise bedeutet das, dass die Kenntnisse für den betrieblichen Einsatz erforderlich sind. Dann ist die Teilnahme an der Fortbildung als Arbeitsleistung anzusehen, selbst wenn sie nicht zwingend während der Arbeitszeit und in Einrichtungen außerhalb des Betriebes und/oder wenn sie durch fremde Unternehmer erfolgt. Dem Arbeitnehmer werden keine Kosten berechnet. Diese trägt das Unternehmen und muss dafür keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Es kann jedoch keine Rückzahlung verlangen, falls der Arbeitnehmer ausscheidet. Das bedeutet: Soll die Bildungsmaßnahme als in ganz überwiegend betrieblichem Interesse eingestuft werden, sollte der Arbeitgeber auf eine Vereinbarung zur Kostenrückerstattung verzichten.
Komplexität erfordert Planung
Wollen Arbeitgeber die Kosten nicht übernehmen, können sie die Weiterbildungsbemühungen ihrer Mitarbeiter trotzdem unterstützen. Ein Instrument sind Darlehen. Dies vereinfacht die Thematik jedoch nicht – im Gegenteil! Hier ist beispielsweise darauf zu achten, dass Zinsvorteile erfasst werden. Außerdem können Unternehmen bei beruflich veranlassten Bildungsangeboten Fahrtkosten und Verpflegungsaufwendungen steuerfrei erstatten – wenn sie bestimmte Vorschriften einhalten.
Auf den Punkt gebracht offenbaren sich vielfältige Möglichkeiten, wie Arbeitgeber die Fort- sowie Weiterbildungswünsche ihrer Mitarbeiter fördern und sie auf die sich ständig verändernden Rahmenbedingungen vorbereiten können. Um dies optimal für beide Parteien realisieren zu können, bilden das Abwägen aller Optionen und eine detaillierte Planung wichtige Voraussetzungen. Gern unterstützen wir unsere Mandanten dabei.